Сколько тонн документов бухгалтерского и налогового учета за 4 года накапливает ИП или ООО? За тот период (ст. 23 Налогового кодекса), когда налогоплательщик обязан «оправдаться» по своим доходам и расходам перед ФНС в случае ее запроса?
Причем, должны «складироваться» и документы, по которым будет производится исчисление и уплата налогов, и «первичка», фиксирующая получение доходов и расходы. И – «квиточки» за уплату самих налогов. Письмо от 05.10.2020 г. № СД-4-2/16167@ Федеральной налоговой службы четко на это указывает.
Не предоставив при проверке все эти тонны «бумаг», предприниматель рискует нарваться на штрафы.
На какие?
На налоговые, административные и уголовное преследование (согласно ст. 27 Федерального закона № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Выборочно:
- по п. 2. ст. 120 Налогового кодекса – до 30 тыс. рублей при потере первичной документации за несколько отчетных периодов,
- по ст. 15.11 КоАп РФ – до 3-х тыс. рублей при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%,
- по ч. 2 ст. 199 УК РФ – до 500 тысяч рублей, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах.
Где хранятся отчеты и первичка? Обычно – в шкафах, в офисе или дома.
А вот только перечень документов, которые прикладывает комиссия, создаваемая в случае утраты «первички» (по видам беды):
- справку Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов о возбуждении дела о краже;
- справку из эксплуатационной конторы о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные документы, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Тенденция в малом бизнесе и госотчетности – переводить документооборот в электронные сервисы. По мнению некоторых экспертов, доля электронного документооборота в сегменте отчетности для госорганов (налоговых, пенсионных и пр.) уже достигает 80–95%!
А для предпринимателей – электронный документооборот просто экономит время и деньги. Платить за копии - не надо, подписан документ или нет - можно узнать мгновенно. Надобность в курьере отпадает. Движение документооборота в пандемию коронавируса не останавливается.
«Оправдательный» архив может хранится не 4, а - 44 года!
ФНС дышит ровно по отношению к вашему бизнесу.
Здесь можно посмотреть стоимость услуг электронного документооборота именно для вашей компании.